○与那国町文書取扱規程

平成元年5月16日

規程第4号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書管理組織(第7条―第9条)

第3章 文書の形式(第10条―第12条)

第4章 文書の収受及び配布(第13条―第25条)

第5章 秘密文書の取扱い(第26条―第28条)

第6章 文書の起案(第29条―第36条)

第7章 文書の回議及び合議(第37条―第47条)

第8章 文書の浄書、公印及び発送(第48条―第51条)

第9章 保管文書の整理、借覧及び閲覧(第52条―第56条)

第10章 雑則(第57条―第61条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書事務及び文書の管理について必要な事項を定めるところにより、行政事務の適切かつ能率的遂行を資することを目的とする。

(文書処理の原則)

第2条 文書事務の処理は、迅速かつ的確に行うとともに、常に文書事務の管理改善に努め、もって行政事務の能率向上を図ることを旨としなければならない。

2 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失のないように注意しなければならない。

(文書記述及び用紙の規格の原則)

第3条 文書を作成するときは、黒インクを用い、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等により、平易、簡明かつ正確に表現するように努めなければならない。

2 文書の書き方は、原則として左横書きとする。

3 用紙の規格は、日本工業規格B5版、A4版及びB4版とする。ただし、総務課長が必要と認めたものについては、この限りでない。

(秘密保持の原則)

第4条 文書は、上司又は文書取扱主任の承認を受けなければ、関係者以外の者に示し、内容を告げ、若しくは写しを与え、又は庁舎外に持ち出してはならない。

2 秘密文書は、特に細心の注意を払って取り扱い、当事者又は関係者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。

(文書の整理保管の原則)

第5条 文書は、与那国町文書編集保存規程(平成元年与那国町規程第5号)第8条第1項に規定する文書分類表により分類整理のうえ、キャビネットその他これに類するもの(以下この項において「キャビネット等」という。)に収納しなければならない。ただし、キャビネット等に収納することが不適当なものについてはこの限りでない。

2 重要な文書は、非常災害時に際して保護に支障のないよう準備しておかなければならない。

3 未処理文書は、所定の場所に整理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の種類)

第6条 文書は、例規文書と一般文書に分けるものとする。

2 例規文書は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、議会の議決を経て制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定に基づき、町長が制定するもの

(3) 規程・訓令 町長が指揮監督権に基づき、職務上発する命令

(4) 通達 町長が指揮監督権に基づき、職務運営の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの

(5) 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対し処分又は命令するもの

(6) 達 特定の個人又は団体に対し、指示又は命令するもの

3 一般文書は、例規文書以外の文書とする。

第2章 文書管理組織

(文書主管課長)

第7条 総務財政課を文書主管課とし、総務課長を文書主管課長とする。

2 文書主管課長は、各課(室)における文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

3 文書主管課長は、文書管理主任を指揮監督し、当該課(室)における文書事務が適正かつ円滑に管理されるよう、随時文書事務の実態を調査し、若しくはその報告を求め、又は文書事務の執行に関し改善の指示を行うことができる。

(文書管理主任)

第8条 各課(室)に文書管理主任を置く。

2 文書管理主任は、各課(室)の長をもって充てる。

3 文書管理主任は、上司の命を受け次の各号に掲げる事務を行うとともに、常にその課(室)における文書事務が適正かつ迅速に処理されるように留意しなければならない。

(1) 文書の処理促進に関すること。

(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(3) 回議書の審査に関すること。

(4) 文書の処理の指示事項に関すること。

(5) 文書の審査に関すること。

(6) 文書事務につき関係課(室)との連絡調整に関すること。

(7) 文書の督促年月日及び処理期限の調定に関すること。

(8) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(9) その他文書の管理に関すること。

(文書取扱主任)

第9条 各課(室)に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、各課(室)の庶務を担当している者を充て、その職名及び氏名を文書主管課長へ報告するものとする。

3 文書取扱主任は、上司の命を受け、次の事務を行う。

(1) 文書事務の改善に関すること。

(2) 文書の処理、促進に関すること。

(3) 文書の整理、保管及び廃棄に関すること。

(4) その他文書取扱に関すること。

第3章 文書の形式

(文書年度)

第10条 文書年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終るものとする。ただし、例規文書(通達を除く。)の文書年度は、毎年1月1日に始まり12月31日に終るものとする。

(記号及び番号)

第11条 文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。この場合、記号の次に番号を附すること。

(1) 条例、規則、告示及び訓令の記号は、その区分により「与那国町条例」、「与那国町規則」、「与那国町告示」、「与那国町規程」及び「与那国町訓令」とし、それらの番号は文書主管課(以下「総務財政課」という。)に備える例規整理簿(様式第1号)による公布日付順の一連番号を附すること。

(2) 指令、達及び諮問の記号は、「与那国町指令」、「与那国町達」、「与那国町諮問」の次に各課(室)の頭文字の文書記号を加えるものとし、その番号は、総務財政課に備える指令番号簿(様式第2号)、達番号簿(様式第3号)、諮問番号簿(様式第4号)の日付順の一連番号とすること。

(3) 一般文書及び通達の記号は、別表第1に定めるとおりとし、その番号は、総務財政課に備える文書件名簿(様式第5号)により収受の際に記入し日付順の一連番号とすること。ただし、軽易な文書については、番号に代えて「号外」と表示し、文書件名簿への登載は省略するものとする。

(4) 親展文書及び秘密文書の記号は、前号に定める記号の次に「親」及び「秘」を加えたものとし、その番号は、総務課に備える親展文書件名簿(様式第6号)による日付順の一連番号とすること。

(5) 異なる番号の収受文書を一件の文書により処理するときは、当該番号のうち適宜のものを文書の番号とすること。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長は特に必要があると認めるときは、別に文書の記号及び番号を定めることができる。

(文書の施行名義)

第12条 文書の施行名義は、町長職名を表示するものとする。ただし、庁内間の文書は、主管課長職名を表示することができる。

2 法第152条に基づく、町長の職務代理の施行名義は「与那国町長職務代理者与那国町副町長氏名」又は「与那国町長職務代理者与那国町総務課長氏名」とする。

第4章 文書の収受及び配布

(文書の収受手続等)

第13条 文書は、総務財政課において収受手続を行うものとする。

2 文書及び物品の収受に関し、送達証明の請求があるときは、総務財政課においてその旨証明するものとする。

3 職員が文書を受け取ったときは、速やかに総務財政課に回送しなければならない。

4 文書は、親展、その他開封を適当と認められない表示のものを除き、総務財政課が開封審査するものとする。

5 総務財政課は、前項によって開封審査を終えた文書は、次の各号に定めるところにより収受の手続きを行うものとする。

(1) 黒インクで文書件名簿に所要事項を記載すること。

(2) 文書の余白に収受印(様式第7号)を押して記号及び番号を記入すること。ただし、軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。

(文書の配布)

第14条 前条第5項の収受手続を終えた文書は、当該事務を主管する課(室)(以下「主管課」という。)に配布する。

(親展文書の収受及び配布)

第15条 親展文書及び秘密文書(以下「親展文書」という。)は、次の各号の定めるところにより、処理するものとする。この場合、開封を不適当と認める重要文書も含むものとする。

(1) 町長、又は副町長あての親展文書は、封をしたまま総務財政課において収受印を押し、親展文書配布簿(様式第9号)に登載のうえ、直ちに名あて人に差し出し、その処理についての指示を受け、第13条に定める方法により親展文書件名簿に登載し、主管課に配布する。

(2) 各課(室)あての親展文書は、封をしたまま親展文書配布簿に登載のうえ、名あて人へ配布する。

(3) 書留文書は、特殊文書処理簿(様式第10号)に登載して主管課に配布する。

(収受手続の省略)

第16条 各課(室)相互間における文書の収受及び配布に関しては、原則として収受印だけを押し、文書件名簿への登載を省略するものとする。ただし、総務課長が必要と認めた文書については、文書件名簿に登載することができる。

2 次に掲げるものについては、文書件名簿への登載及び収受印の押印を省略することができる。

(1) 刊行物、ポスター及びこれらに類するもの

(2) あいさつ状、案内状その他これらに類するもので軽易と認められるもの

(3) 前各号に掲げるもののほか、その内容が軽易と認められるもの

(電報の収受及び配布)

第17条 電報を収受したときは、文書件名簿への手続を省略し、その余白に(親展電報にあっては、封をしたまま)収受印を押して直ちに名あて人に配布するものとする。

(経由文書の処理)

第18条 経由文書のうち、副申又は添書を必要としないものは、文書件名簿に登載のうえ、当該文書の副本の余白に収受印を押し、記号及び番号を記入して上司の決済後、当該文書の正本の余白に経由印(様式第8号)を押し、経由簿(様式第11号)に登載して名あて人に送付しなければならない。

(不服申立書等の到達時刻の記載)

第19条 不服申立書、訴訟に関する文書その他の文書で受付日時がその行為の効力又は権利の得失若しくは変更に関係のあるものは、当該文書の余白に総務課長又は取扱者が到達時刻を朱書して押印し、封筒があればこれを添えて配布しなければならない。

(金品等の処理)

第20条 現金、有価証券又は物品(以下「金品」という。)を添付した文書は、第13条による取扱いのほか、金品の余白にその旨を朱書し、その金額、数量等を金品送付簿(様式第12号)に記載のうえ、出納室又は経理を主管する課(以下「出納室等」という。)に送付する。ただし、これにより難い特殊な事情がある場合は総務課長と協議して処理するものとする。

2 前項により配布を受けた金品は処分を終るまで出納室等において保管しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第21条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が公務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を払って収受することができる。

(誤配文書等の処理)

第22条 主管課を誤って配布された文書は、直ちに総務に返付しなければならない。この場合において、総務財政課は、文書件名簿の記載を訂正したうえ、新たに主管課を定めて配布するものとする。

(2以上の課に関係のある文書の配布)

第23条 2以上の課に関係のある文書は、総務財政課においてその関係の最も深い課を選定し、配布するものとし、配布すべき課が、明らかでないときは、その文書の最初に記載されている事項に関係のある課に配布するものとする。

2 前項の方法で、なお配布先を決め難い文書については、与那国町行政組織規則(昭和61年与那国町規則第1号)第7条の規定により処理するものとする。

(不備文書等の取扱い)

第24条 文書の内容等の不備により返付を要する場合は、主管課長は、その旨を文書件名簿に記載して差出人に当該文書を返送するものとする。

(執務時間外に到達した文書の収受)

第25条 執務時間外に到達した文書の取扱いについては、与那国町宿直及び日直事務委託規則(昭和52年与那国町規則第1号)の定めるところにより、処理するものとする。

第5章 秘密文書の取扱い

(秘密文書の区分及び指定)

第26条 秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の2種類に区分するものとする。

(1) 極秘 その事案が秘密保全の必要の高い重要な秘密であって、当該当事者以外の者に秘さなければならないもの

(2) 秘 その事案が極秘に次ぐ程度であって、関係者以外の者に秘さなければならないもの

2 秘密文書の指定及び廃止は、前項の区分(以下「秘密区分」という。)に従い、極秘については、総務課長が、秘については主管課長が行うものとする。

3 秘密文書の指定は、秘密取扱期間を定めて行うものとする。

4 第2項の規定により秘密文書の指定をしたものは、秘密文書の秘密取扱期間が経過する前に、当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めたときは、その指定を解除するものとする。

5 第2項の規定により秘密文書の指定をしたものは、秘密文書の秘密取扱期間が経過する前に、当該秘密文書の秘密取扱期間を変更する必要があると認めるときは、その秘密取扱期間を変更するものとする。

6 第4項の指定の解除及び前項の変更の場合に当該秘密文書が既に施行されているときは、その名あて人にその旨通知するものとする。

7 秘密文書には、秘密区分及び秘密取扱期間を、回議書にあっては特別取扱欄に、その他の文書にあっては、その右上部に朱書で表示しなければならない。

(秘密文書の保管及び複製)

第27条 主管課長又はその命を受けた者は、常に秘密文書の所在及び送付先を明らかにしておかなければならない。

2 秘密文書は、複製してはならない。ただし、特別な理由があるときは、主管課長の承認を受けて複製することができる。

(秘密文書の決裁及び送付)

第28条 秘密文書について決裁を受け、又は供覧する場合には、主管課長又はその命を受けた者が封筒に入れて携行しなければならない。

2 秘密文書は、次に掲げる方法により送付するものとする。

(1) 極秘文書 主管課長の指定する者が封筒に入れて携行する。

(2) 秘文書 主管課長の指定する者が封筒に入れて携行し、又は主管課長の指示するところにより、親展扱いの書留郵便とすること。

第6章 文書の起案

(文書の処理方針)

第29条 配布を受けた文書(回議文書を含む。)は、すべて主管課長が査閲し、自ら処理するものを除き担当職員に処理方針及び指示事項等を示した後交付する。この場合において、主管課長は、特に重要又は異例と認められる文書については、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。

2 前項の規定により、文書の交付を受けた担当職員は、即日処理に当たらなければならない。ただし、事案の性質により即日処理することができないときは、上司の承認を受けなければならない。

(他の課に関係のある文書)

第30条 主管課長は、他の課(室)に関係のある文書の配布を受けたときは、直ちにその文書の写しを作成して、関係する課(室)に送付し、意見を取りまとめて、迅速に処理しなければならない。

(文書の供覧)

第31条 配布を受けた文書で上司の閲覧を必要と認めるものは、次の各号に定めるところにより、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。

(1) 一応供覧 文書の性質により直ちに処理することができない場合若しくはあらかじめ上司の指示又は承認を受けて処理することが適当であると認める文書

(2) 供覧 別に処理を要しないで単に閲覧にとどまる文書

2 文書の「一応供覧」又は「供覧」には、起案用紙を用い、必要に応じてその事案についての説明を記載するものとする。ただし、定例又は軽易なものについては、当該文書の余白に「一応供覧」又は「供覧」と朱書して上司の閲覧に供することができる。

3 前項の規定により上司の閲覧を完了したときは、当該文書の余白に供覧年月日を記載しなければならない。

(文書の起案方法)

第32条 事案の処理は、文書によって行うことを原則とし、次の各号に定めるところによるものとする。

(1) 文案には、その内容を的確に表現する標題を付けること。ただし、電文、祝辞、書簡文等については、この限りでない。

(2) 文案は、適切な内容を具備し、十分な効果をあげられるようにすること。

(3) 文案には、必要により簡単な起案理由、法令の根拠規定、予算の内容等を記載し、又は関係書類を必要とするものについては、これを添付すること。

(4) 主管課以外の課(室)長の決裁又は決定を受ける必要のあるものについては、合議先を明記すること。

(5) 施行期日の予定されている文書は、十分な余裕をもって起案し、必要な審議機会を失なわないようにすること。

2 文書の起案には、起案用紙(様式第13号)を用いなければならない。ただし、2枚目以後に使用する用紙については、継続用紙に代えて他の用紙を用いることができる。

3 収受文書のうち、回答、報告等を要する文書で軽易なものについては、当該文書の余白に起案し、又は電話又は口頭処理票(様式第14号)で通知することにより処理することができる。

4 2以上の課(室)に関係する事案は、最も関係の深い課(室)において起案するものとする。

(例文処理)

第33条 次の各号に掲げるもののうち、同一の文例(以下「例文」という。)によることができる事案で、伺い文又は施行文をあらかじめ印刷することができるものについては、起案の際は、一定の帳票により、又は起案用紙に例文を印刷して処理することができる。

(1) 定型的な照会、回答、通知、達及び指令

(2) 法令の規定により様式が定められているもの

(3) 定型化された告示及び公告

(4) その他総務課長が適当と認めるもの

2 前項の規定により例文処理する事案は、あらかじめ総務課長と協議するものとする。ただし、前項第2号及び第3号に該当するものについては、この限りでない。

(決裁区分の表示)

第34条 起案者は、回議書の決裁区分欄に、次に掲げる決裁区分を記入しなければならない。

甲 町長の決裁を要するもの

乙 副町長限りで決裁するもの

丙 課(室)長限りで決裁するもの

2 起案者は、起案年月日、決裁年月日、処理年月日、回議順序、所属課(室)、氏名を回議書の所定の欄に記入のうえ、押印しなければならない。

(文書の訂正)

第35条 文書の字句を訂正し、削除し、又は挿入するときは、黒インクを用い、それぞれの部分に押印して訂正者の責任を明らかにしなければならない。

2 施行文書又は契約書等の訂正に当たっては、横書きのときは、通例として左側余白に「何字挿入」、「何字削除」、「何字訂正」等と記載し、その上に文書に使用した公印を押して行うものとする。ただし、軽易な文書の場合は、訂正箇所に直接押印することができる。

(電報の処理)

第36条 電報案は、特に簡易を旨とし、案文に振り仮名を付け、余白に総字数、種類及び指定その他必要な事項を記入するものとする。

第7章 文書の回議及び合議

(回議順序)

第37条 事案の決裁は、起案者、係長(主査)、補佐、課(室)長、副町長、町長の順に受けるものとする。この場合において、専決に係る事案については、当該専決者までとする。

2 次条及び第39条の規定により他の課(室)に合議する必要のあるものについては、主管課長の決定を経た後、他の課(室)の決定を経て町長又は専決者の決裁を受けるものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、総務課長は必要があると認めるときは、その回議順序の一部を変更又は省略することができる。

(回議書の処理期限)

第38条 回議書の処理期限は、合議の場合を除き、原則として起案者から主管課長までの決裁は2日以内、主管課長から町長までの決裁は3日以内とする。

(合議)

第39条 事案が他の課(室)に直接関係を有するときは、当該課(室)に合議しなければならない。

2 合議は、関係の深い必要かつ最小限の範囲に限り行うものとし、関係のある課(室)と事前に協議を行った事案については、合議の全部又は一部を省略することができる。

3 前項によって合議を省略したときは、直ちに決定した事項を関係のある課(室)に通知しなければならない。

4 合議を受けた課(室)長は、2日以内に同意又は不同意を決定することとし、事案に異議があるときは、協議し、なお決定しないときは、附せんにより修正案又は反対等の意見を付し、課(室)に回付しなければならない。

5 急施を要する文書のうち、持回りの方法により起案文書を回議又は合議するときは、その内容を説明できる職員が、これに当たらなければならない。

(条例案等の審査)

第40条 条例、規則、告示、公告及び訓令並びに重要な要綱で規程形式の文書は、総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。

2 総務課長は、前項の規定による合議を受けた場合において必要があると認めるときは、主管課長に対して参考資料等の提示を求め、又は実地調査を行うことができる。

3 総務課長は、条例、規則、訓令及び告示の制定又は改廃について必要があると認めたときは、主管課長に対して適当な処置を講ずることを求めることができる。

(回議書の審査)

第41条 総務課長は、次に掲げる回議書の審査をしなければならない。

(1) 町長又は町役場の名で施行するもの

(2) 町長の決裁を要するもの

(3) 他の課との合議を要するもの

(4) 例規となるもの

(5) 告示に関するもの

(6) その他総務課長が必要と認めたもの

2 総務課長は、前項の回議書について用字用語の適否、文書の決裁区分及び違法、違式の有無を審査し、訂正を要すると認めるときは、ことの軽視を問わず訂正しなければならない。ただし、回議書に著しい不適正が存すると認められるときにおいては、主管課に連絡してこれを調整するものとする。

(回議書の認印)

第42条 回議書の決裁押印欄に認印すべき者(以下「決裁責任者」という。)は原則として課(室)長以上の職にある者とする。ただし、起案者の所属する課(室)の職員若しくは総務財政課の回議書の審査に当たる者はこの限りでない。

(代理決裁、後閲等)

第43条 代理決裁者が事案を代理決裁したときは、回議書の代理決裁者として押印した箇所の上部に「代」と記載するものとする。この場合において、軽易なものを除き、更に「後閲」と記載し、決裁権者の登庁後直ちに閲覧に供するものとする。

2 前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者等が不在の場合に準用する。

(委任、専決の表示)

第44条 法令により委任された事案又は専決できる事案については、起案者において回議書の町長押印欄に「課長委任」、「課長専決」等を表示しなければならない。

(回議書の再回議)

第45条 起案者は、回議過程において起案の内容に重要な変更があったとき、又は起案原議書を廃止したときは、決裁責任者に再回議しなければならない。

(文書の施行又は保留)

第46条 決裁を受けた文書は、速やかに施行しなければならない。

2 決裁の後、新たな事態の発生により施行を取り止め、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁済原議を添付して決裁を受けなければならない。

(決裁印)

第47条 決裁印(様式第15号)の押印は、町長の決裁文書にあっては決裁後総務財政課において押印するものとする。

2 他の課(室)に合議を要する文書にあっては、合議終了後、主管課において押印するものとする。

第8章 文書の浄書、公印及び発送

(用紙の規格)

第48条 施行する文書を浄書する用紙の規格は、原則として、日本工業規格B5版縦長型(けい紙)とする。ただし、対外文書用紙(様式第16号)を使用するものとする。

(文書の浄書)

第49条 文書の浄書は、主管課において行うものとする。

2 浄書した文書は、起案者及び校合者が決裁原議と校合し、起案用紙の所定欄に押印しなければならない。

(公印及び契印)

第50条 施行する文書は、浄書及び校合した後、決裁原議を添えて与那国町の公印に関する規程(1965年与那国町規程第4号)第2条に規定する公印保管者の審査を受け、自ら公印を押印するものとする。この場合朱肉を用いてその文書の発信者名の最終文字の中央にかけて押印するものとする。

2 契印は、決裁原議のあて先と施行文書の上部中央に朱肉をもって押印するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、軽易な文書については、公印及び契印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第51条 文書の発送は、文書発送整理簿(様式第17号)に登載のうえ、主管課が行うものとする。

2 発送の文書の日付は、発送の日をもって発送年月日を記入するものとする。

3 電報を発信するときは、電報発信簿(様式第18号)に登載のうえ、主管課において直ちに発信しなければならない。

4 第1項及び前項の規定により発送又は発信した文書は、総務財政課において文書件名簿及び決裁原議の所定欄に必要事項を朱書し、押印しなければならない。

第9章 保管文書の整理、借覧及び閲覧

(文書の整理)

第52条 主管課に配布された文書は、未着手文書、懸案文書又は完決文書に区分し、所定の場所に保管し、担当職員が不在の場合でも当該文書の所在及び処理経過がわかるようにしなければならない。

2 担当職員は、前項の規定により保管中の文書のうち、未着手文書又は懸案文書を速やかに処理し、処理できない文書については、退庁時に所定の保管場所に返戻するものとする。

(完結文書の編集及び保存)

第53条 文書の編集及び保存については、与那国町文書編集保存規程の定めるところによる。

(借覧及び閲覧)

第54条 職員が保管文書を借覧しようとするときは、主管課長又は文書取扱主任の承認を受けなければならない。

2 保管文書の借覧は、3日以内とする。ただし、特に必要がある場合は、主管課長又は文書取扱主任の承認を受けて期間を延長することができる。

3 前項の規定にかかわらず、借覧した文書は、主管課長及び文書取扱主任が返納を請求されたときは、速やかに返納しなければならない。

(転貸、紛失)

第55条 借覧した文書は、転貸し、庁外持出し、抜取り、取換え、追補、訂正等をしてはならない。

2 供覧した文書を転貸し、又は庁外に持ち出そうとするときは、主管課長又は文書取扱主任の承認を受けなければならない。

3 借覧した文書を汚損又は紛失したとき、その他借覧した文書に異状を認めたときは、直ちに主管課長又は文書取扱主任に通知し、その指示を受けなければならない。

(職員以外の者の閲覧)

第56条 職員以外の者に対しては、保管文書を閲覧させ、借覧させ、又は謄写させてはならない。ただし、特別の理由により、保管文書の閲覧を求められたときは、町長の承認を受けなければならない。

第10章 雑則

(文書の受領)

第57条 各課(室)の文書取扱主任は、少なくとも毎日午前1回午後1回総務財政課において、文書の交付を受けなければならない。

(未処理文書の督促)

第58条 総務課長は、随時、文書の処理状況を調査し、相当期間を経過した未処理文書があるときは、未処理文書調査表(様式第19号)により、その処理について、文書管理主任に督促しなければならない。

2 文書管理主任は、前項の督促を受けたときは、その処理経過又は未処理の理由及び処理予定を総務課長に報告するとともに、その促進を図らなければならない。

(ファイリング・システム)

第59条 文書事務の簡素化及び能率化を図るため、この規程の規定にかかわらず、別に定めるファイリング・システムによることができる。

(文書の作成要領)

第60条 左横書きの文書作成要領は別表第2のとおりとする。

2 左横書き以外に作成できる文書は次の各号に掲げるものとする。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定めたもの及び他の官庁から縦書きと指定されたもの

(2) 賞状、表彰状、祝辞、弔辞等及び筆書を要するもの

(3) その他特にやむを得ないもので総務課長が適正と認めた文書

(完結文書の保管の引継)

第61条 主管課長は、第52条の規定に定めるところにより編集された完結文書を、その完結の日の属する年度の初日から起算して2年間当該課において保管したあと、完結文書引継書簿(様式第20号)により総務財政課に引継ぐものとする。

1 この規程は、公布の日から施行する。

2 この規程の施行の際、与那国町文書事務規程(1964年与那国町規程第1号。以下「旧規程」という。)の規定に基づき備えられている文書件名簿等は、この規程による文書件名簿等とみなす。

3 この規程の施行日前に、旧規程により付されている文書番号は、この規程により付された文書番号とみなす。

4 旧規程は、この規程施行の日から廃止する。

(平成5年4月1日規程第2号)

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

(平成6年10月24日訓令第3号)

この訓令は、平成6年10月24日から施行する。

(平成6年12月22日訓令第9号)

この訓令は、平成7年1月1日から施行する。

(平成13年3月21日訓令第4号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

(平成13年7月18日訓令第15号)

この訓令は、平成13年9月1日から施行する。

(平成15年12月18日訓令第6号)

この訓令は、平成16年1月1日から施行する。

(平成16年12月14日訓令第11号)

この訓令は、平成16年12月18日から施行する。

(平成17年6月1日訓令第1号)

この訓令は、平成17年6月1日から施行する。

(平成23年3月31日訓令第4号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

(令和2年6月2日訓令第10号)

この規程は、公布の日から施行する。

(令和2年6月2日訓令第12号)

この規程は、公布の日から施行する。

(令和2年6月2日訓令第17号)

この規程は、公布の日から施行する。

別表第1(第11条関係)

(室)

文書記号

総務財政課

与総

長寿福祉課

与長

診療所

与診

産業振興課

与産

まちづくり課

与ま

出納室

与出

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与那国町文書取扱規程

平成元年5月16日 規程第4号

(令和2年6月2日施行)

体系情報
要  綱/第3編 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成元年5月16日 規程第4号
平成5年4月1日 規程第2号
平成6年10月24日 訓令第3号
平成6年12月22日 訓令第9号
平成13年3月21日 訓令第4号
平成13年7月18日 訓令第15号
平成15年12月18日 訓令第6号
平成16年12月14日 訓令第11号
平成17年6月1日 訓令第1号
平成23年3月31日 訓令第4号
令和2年6月2日 訓令第10号
令和2年6月2日 訓令第12号
令和2年6月2日 訓令第17号