○与那国町文書編集保存規程
平成元年5月16日
規程第5号
(趣旨)
第1条 この規程は、文書の編集及び保存について必要な事項を定めるものとする。
(文書)
第2条 この規程で「文書」とは、町に所属する公文書、図書、簿冊、官報、県公報その他の公用文書をいう。
(文書の保存及び保管)
第3条 文書の保存は、総務財政課において行い、文書保存管理室に収蔵する。ただし、保存期間が3年のものについては、各課(以下「主管課」という。)において保管する。
(文書保存管理主任)
第4条 総務財政課に文書保存管理主任(以下「管理主任」という。)を置き、課長補佐を充てる。
(業務)
第5条 管理主任は、次の業務を行う。
(1) 文書保存管理室の管理運営に関すること。
(2) 保存文書の編集事務の指導に関すること。
(保存期間)
第6条 文書の保存期間は、法令に特別の定めがあるもののほか、次の5種とし、その区分基準は、別表に定めるところによる。
第1種 長期保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
(保存期間の計算)
第7条 文書の保存期間は、年度により整理するものは処理完結の日の属する年度の翌年度の初日から、暦年により整理するものは処理完結の日の属する年の翌年の初日から計算する。
(文書分類表)
第8条 主管課の長(以下「主管課長」という。)は、別表に掲げる基準に基づき文書分類表を定めなければならない。ただし、共通文書分類表については、総務課長が定めるものとする。
2 主管課長は、文書分類表を定め、又はその内容を変更しようとするときは、総務課長に合議するものとする。
3 主管課長は、文書分類表を定め、又は変更したときは、当該文書分類表の写しを総務課長に送付しなければならない。
(完結文書の編集)
第9条 文書が完結したときは、次の各号に定めるところにより、総務課長の指示にしたがい編集するものとする。
(1) 完結文書は、与那国町文書取扱規程(平成元年与那国町規程第4号)第10条の文書年度ごとに編集する。
(2) 文書の編集は、前条第1項の文書分類表及び共通文書分類表によるものとし、完結年月日の古いものを最上位にして月日の順に、同一事案の文書については、初回の回議文書を最上位に置き、他は往復月日順にその下に編集すること。
(3) 事件が2年以上にわたる文書は、最も新しい文書の日付に属する年に編集すること。
(4) 2以上の類名に関係がある文書は、最も関係の深い類名に編集し、他の類名にその旨を表示すること。
(5) 種別を異にする文書を一緒に編集するときは、長期の種別の文書に編集すること。
(6) 3年以上保存する文書は、索引目次をつけること。
(7) 枚数の関係で3年以上の文書を同じ文書保存箱(第2号様式)に入れる場合は区分紙を入れて年度の区分を明らかにすること。
(8) 枚数の関係で分納するときは、文書保存箱に分納したことを表示すること。
(9) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき、又は1冊に編集することが困難なものは分冊すること。
2 図面、図書その他規格又は厚みの関係で文書保存箱に納めることのできないものは、適宜、箱若しくは紙袋に入れ又は結束する等の方法で別に処理することができる。この場合には、管理主任の承認を得るものとする。
(文書の引継ぎ)
第10条 主管課長は、前条の手続を経た完結文書を、その完結の日の属する年度の翌年度(暦年により整理するものは、処理完結の日の属する年の翌年)の初日から起算して2年間当該課において保管したあと、第4種及び第5種の文書を除き、総務課長に引き継ぐものとする。
2 主管課長は、文書の引継ぎに当たって、文書引継目録(第3号様式)を3部作成し、総務課長に2部提出するとともに文書保存箱に1部を収納するものとする。
3 主管課長は、引継ぎ文書について、保存文書票(第4号様式)を作成し、総務課長に提出しなければならない。
4 主管課長は、第1項の規定にかかわらず、秘密文書その他事務処理上特に必要な文書を、その必要とする期間に限り、別に保管することができる。
(文書保存箱)
第11条 完結文書の保存は、文書保存箱によって行うものとする。ただし、管理主任が必要と認める場合は、別の方法により保存することができる。
2 借覧期間は、5日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、管理主任の承認を受けて延長することができる。
3 管理主任は、借覧期間内にあっても、必要があると認めるときは、借覧文書の返還を求めることができる。
4 借覧文書は、転貸し、又は庁外に持出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ管理主任の承認を受けたときは、この限りでない。
5 借覧文書を破損又は紛失したときは、直ちに管理主任に届け出てその指示を受けなければならない。
6 借覧文書は、抜取り、取換え、追補、訂正等をしてはならない。
(職員以外の者の閲覧)
第13条 職員以外の者に対しては、保存文書を閲覧させ、借覧させ、又は謄写させてはならない。ただし、特別な理由により文書の閲覧を求めたときは、管理主任は、町長の承認を受けて閲覧させることができる。
(保存文書等の廃棄)
第14条 総務課長は、保存期間の経過した保存文書を、主管課長と協議のうえ廃棄するものとする。
2 第4種、第5種及び保存期間を満了した第10条第4項に規定する保管文書については、主管課長が廃棄するものとする。
3 廃棄文書は、焼却、裁断等他に利用されるおそれのないような方法で処理するものとする。
4 総務課長は、廃棄文書の処理について、指示することができる。
(保存文書の表記)
第15条 管理主任は、文書保存管理室の書架に収蔵してある保存文書の所在がわかるように、その保存文書の分類、保存期間を表記しておかなければならない。
(冊数等の点検)
第16条 管理主任は、定期的に保存文書を保存文書票及び文書引継目録と照合し、その冊数等を点検しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(旧規程の廃止)
2 与那国町文書整理保存規程(1971年与那国町規程第3号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。
3 この規程の施行前に旧規程によって保存されている保存文書は、この規程によって保存された保存文書とみなす。
附則(平成15年12月18日訓令第6号)
この訓令は、平成16年1月1日から施行する。
附則(令和2年6月2日訓令第10号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和2年6月2日訓令第11号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和2年6月2日訓令第12号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第6条関係)
保存期間を定める基準
1 第1種(長期保存)
(1) 条例、規則、その他重要な規程等の制定及び改廃に関する文書
(2) 国及び県の行政機関の諸令達及び往復文書で例規となる文書
(3) 町議会に関する重要文書
(4) 歳入歳出予算及び決算書
(5) 町の令達文書で特に重要な文書
(6) 職員の進退及び賞罰に関する文書並びに人事記録に関する文書
(7) 叙位叙勲及び表彰に関する文書
(8) 不服申立て及び訴訟に関する文書
(9) 渉外に関する重要な文書
(10) 恩給、退職年金、公務災害補償の裁定等に関する文書
(11) 町史編集の参考となる文書、図面等
(12) 原簿、台帳、図面、統計書等で特に重要なもの
(13) 官報、県公報
(14) 町有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係文書
(15) 権利義務に関する重要な文書
(16) 重要な請願書、陳情書等
(17) 町長、副町長、会計管理者の事務引継書
(18) 町行政の総合計画及び事業実施に関する重要な文書
(19) 条例、規則等の解釈、運用方針等の重要文書
(20) 通知、申請、届出、報告等の往復文書及び諮問、答申等の重要文書
(21) 保存文書票
(22) 市町村の廃置分合及び行政区画の変更に関する文書
(23) その他長期保存の必要があると認められる文書
2 第2種(10年保存)
(1) 国及び県の行政機関の諸令達及び往復文書で例規となるもののうち、比較的重要な文書
(2) 他の地方公共団体、個人団体等の往復文書で重要なもの
(3) 町議会及び渉外に関する比較的重要な文書
(4) 決算を終わった工事の設計書、工事命令書及び検査調書
(5) 人事に関する文書で重要なもの
(6) 監査に関する文書
(7) 重要な事業の計画及び実施に関する文書
(8) 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書で重要なもの
(9) 条例、規則等の解釈、運用方針等で比較的重要な文書
(10) 損失補償及び損害賠償に関する文書
(11) 職員の服務に関する文書で重要なもの
(12) 貸付金及び契約に関する文書で重要なもの
(13) 予算及び経理に関する文書
(14) 租税その他公課に関する文書
(15) 許認可に関する文書
(16) その他10年保存の必要があると認められる文書
3 第3種(5年保存)
(1) 令達文書、契約書等で第1種及び第2種に属しない文書
(2) 他の地方公共団体並びに所轄官公署又は個人団体等との往復文書で第2種に属しないもの
(3) 文書台帳及び令達番号簿
(4) 職員の服務に関する文書で重要なもの
(5) 調査、統計、報告、証明等に関する文書
(6) 工事又は物品に関する文書
(7) その他5年保存の必要と認められる文書
4 第4種(3年保存)
(1) 諸報告表、資料等
(2) 出勤簿、休暇簿、欠勤簿、旅行命令簿、当直日誌等職員の勤務を証する文書
(3) 復命書
(4) 重要な講習会及び会議に関する文書
(5) 職員の給与、旅費、被服貸与、事務引継その他職員の服務に関する文書
(6) 照会、回答、その他往復文書で第1種、第2種及び第3種に属さない文書
(7) その他3年保存の必要があると認められる文書
5 第5種(1年保存)
(1) 一時限りの処理に属する願、届、報告、照会、回答その他供覧文書等
(2) その他1年保存の必要があると認められる文書
