○与那国町議会事務局処務規程
昭和38年5月30日
規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 事務の専決及び代決(第6条―第8条)
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理(第9条―第11条)
第2節 文書の処理(第12条―第17条)
第4章 公文例式(第18条―第23条)
第5章 文書の整理及び保存(第24条―第30条)
第6章 物品取扱(第31条・第32条)
第7章 服務心得(第33条―第52条)
第8章 補則(第53条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、議会の権限に属する事務を明確な責任のもとに民主的かつ能率的に処理するため、与那国町議会事務局(以下「事務局」という。)の事務分掌、事務の先決及び代行文書取扱、服務等について必要な事項を定めることを目的とする。
(執務の原則)
第2条 職員は、町民全体の奉仕者として公務を民主的、能率的に運営すべき責務を深く自覚し、誠実かつ公正に執務を執行しなければならない。
(職責)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け議会の庶務を掌理する。
2 事務局長に事故があるときは、職員がその事務を代行する。
3 職員は、上司の命を受け事務に従事する。
(事務分掌)
第4条 事務局の事務分掌は、別表第1のとおりとする。
第5条 議長は特別の必要があるときは、前条の規定にかかわらず特定の事務につき特別の分掌を定めることができる。
第2章 事務の専決及び代決
(事務の決裁)
第6条 議会の事務は、議長が決裁する。
(代決等をした事務の後閲)
第7条 事務局長は、代決若しくは代理をした事務については軽易な事項を除き後閲に供しなければならない。
(事務局長の専決事項)
第8条 次の事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(2) 職員の休暇及び私事旅行の許否に関すること。
(3) 見積金1口2,000円未満の物品の購入諸車借上及び臨時傭人に関すること。
(4) 会議録その他の印刷に関すること。
(5) 議場及び附属建物の使用許否に関すること。
(6) その他軽易な事項の処理に関すること。
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理
(文書の受付及び配付)
第9条 事務局に到着した文書の受付及び配付は、次の各号の定めるところによる。
(1) 一般文書は、開封の上文書件名簿(様式第1号)に記載し、収受月日及び番号を附し、事務局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。
(2) 電報は電信処理簿(様式第2号)文書件名簿に記載しなければならない。
(3) 親展文書及び秘密文書は封かんのまま親展文書配付簿(様式第3号)に記載し、名あて人に交付してその受領印を受けなければならない。
(4) 現金、金券等は金券交付簿(様式第4号)に記載してその受領印を受けなければならない。
(訴願、訴訟、異議申立書等の収受)
第11条 訴訟書、訴願書、異議申立書、その他収受の日時が権利の消長に関係のある文書はその封皮に「収受日時」を記入し、取扱者がこれに印を押してその文書に添付しておかなければならない。
第2節 文書の処理
(処理の原則)
第12条 文書を受理したときは、事務局長は自ら処理するものを除き職員にその処理の要領を指示して処理させなければならない。
2 受理した事件は直ちに調査し特別の事由があるものを除き即日処理しなければならない。
3 前項の事件で重要又は異例のものについては事務局長は、その処理につきあらかじめ議長の指揮を受けなければならない。
(回議書)
第13条 事務の処理は(様式第6号)に定める起案用紙に処理案の標題を書き理由、又は説明を簡明に記述し関係法令その他参考となる事項を附記し必要に応じて関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長、副議長ともに事故があって決裁を受けることができないときは事務局長において代決することができる。
2 事務局長は、前項の現定により代決した事件については遅滞なく議長に報告し、追認を受けなければならない。
(決裁文書の処理)
第14条 決裁済みの回議書(以下「回議書」という。)には、決裁年月日を記入し第19条の規定による令達番号簿又は文書件名簿によって記号番号及び年月日を記入しなければならない。
(発送文書)
第15条 発送を要する文書は、決裁文書によって浄書及び校合し、決裁文書の所定欄に発送日を記入して取扱者が印を押さなければならない。
(特定文書の取扱)
第16条 庁内若しくは近くの官公署に送付し又は直接本人に交付する文書は、送達簿(様式第7号)によって送付又は交付して受領印を受けなければならない。
2 速達又は親展等を要する文書は、その文書及び封皮に「速達」又は「親展」等の表示をして発送しなければならない。
3 金券、有価証券その他これに類する文書又は物件は書留郵便によって発送しなければならない。ただし、送達簿により直接名あて人に送達する場合はこの限りでない。
(郵便又は電信による発送)
第17条 郵便又は電信によって文書又は物件を発送するときは、別に定める郵便切手受払簿又は発送電信書留簿に記入しなければならない。
第4章 公文例式
(文書の書式)
第18条 文書の書式は、別に定めがあるものを除くほか与那国町文書取扱規程(平成元年与那国町規程第4号)の定めによるものとする。
(文書の記号番号)
第19条 文書には、次の各号の定めるところにより記号番号及び年月日をつけるものとする。
(1) 令達は令達番号簿(様式第8号)により令達の種類ごとに記号及び番号を付すること。
(2) その他の文書には「与議」に当該暦年の数字を冠し、文書件名簿により番号を付すること。ただし、番号は当該事件の完結するまで同じものを用い文書の往復回数に従いその番号を付するものとする。
2 前項の番号は暦年による一連番号とする。
(令達の種類)
第20条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの
(2) 達甲 議会の内部又は職員に対して発する指示命令等で将来例規となるもの
(3) 達乙 議会の内部又は職員に対して発する指示命令等で一時又は一事件に限って指揮命令するもの
(4) 達内 法人その他の団体及び個人に命令するもの
2 令達文書の記号は、告示については「議会名」をその他のものについては「与議」をそれぞれ冠する。
(文書の署名)
第21条 文書の署名は次の各号によるものとする。
(1) 一般文書は議長の職氏名を用いる。その他軽易なものについては議会名を用いること。
(公印及契印)
第22条 発送文書には与那国町議会公印規程の定めるところにより「公印」及び契印を押さなければならない。
(文書取扱心得)
第23条 すべての文書は議長の指示を受けなければこれを他人に示し又は内容をもらし若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持出す場合も同じとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の編集)
第24条 完結した文書は、文書編集類目により当該簿冊に編集しなければならない。
2 簿冊は、保存年限別とし表装を施しかつ表紙をつけるものとする。
3 簿冊には、1冊ごとに文書索引目録をつけるものとする。
4 一つの事件の関係文書は、往復の順序に従いその完結に至るまで順次上から下へ綴じるものとする。
5 二つ以上の編集類目に関連の最も多い方の簿冊に編入しなければならない。
(文書整理)
第25条 文書の編集は暦年区分とする。ただし、会計に属する文書については会計年度区分とする。
(例規の整理)
第26条 「例規」の表示がある通達、その他将来の事務処理の基準とする文書は例規綴に編集し、かつ常に加除訂正をして現行内容を明確にしておかなければならない。
2 町の条例、規則、規程、その他町の事務に関する例規は「与那国町例規集」として別に編集しなければならない。
(文書の保存)
第27条 文書は、次に掲げる区分によってそれぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。
第一種 永久
第二種 10年
第三種 4年
第四種 2年
第五種 1年
2 部類及び保存種別は、別表第2に定めるとおりとする。
(保存年限起算)
第28条 前条の保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第29条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃棄するものとする。ただし、永久保存の文書については5年ごとに精査し、保存する必要がないと認めるものは廃棄することができる。
(文書の保存)
第30条 保存文書は、少なくとも1回は保存室以外に出して手入をしかつ適当な方法で防虫の措置をしなければならない。
第6章 物品取扱
(切手受払)
第32条 事務局に郵便切手受払簿(様式第12号)を備え、その受払を明らかにしなければならない。
第7章 服務心得
第33条 すべて職員は住民全体の奉仕者として公共の利益のために勤務し、かつ職務の遂行に当たっては全力を挙げてこれに専念しなければならない。
(服務の宣誓)
第34条 新たに職員となった者は、議長又は議長が定める上司の面前において別記様式第19号による宣誓書に連署してからでなければ、その職務を行ってはならない。
(出勤)
第35条 職員は出勤時限までに登庁し、自ら出勤簿(様式第13号)に印を押さなければならない。ただし、出勤退庁時間は、職員の勤務時間に関する条例(昭和47年与那国町条例第7号)を準用する。
2 職員は出勤時間をすぎて出勤したときは、服務整理簿(様式第20号)にその旨を記載し印を押さなければならない。ただし、公務のため遅刻したときは上司にその旨を届出承認を受け出勤簿に印を押すものとする。
(本会議における服務)
第36条 本会議に出務を命じられた職員は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておく。
(2) 議場の閉鎖に注意すること。
(3) 議事記録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前各号のほか特に命じられたことを守ること。
(早退)
第37条 職員は執務時間中に疾病その他の事由によって退庁しようとするときは、その事由を示した早退届(様式第21号)を提出し局長の承認を受けなければならない。
(欠勤)
第38条 職員は疾病その他の事由によって出勤できないときは、その事由及び欠勤予定日数を記載しその前日(前日までに予期することができないときは当日正午)までに欠勤届(様式第22号)を提出しなければならない。ただし、病気による欠勤が7日間以上にわたるときは、医師の診断書を添えなければならない。
(忌引)
第39条 職員は忌引をしようとするときは、死亡者の氏名、職員との続柄及び死亡年月日を記載した届出(様式第23号)を提出しなければならない。
(休暇)
第40条 職員は休暇を受けようとするときは、その理由及び日数を記載した(様式第24号)をその前日までに届け出なければならない。
(旅行)
第41条 職員は、家族の病気看護、帰省転地療養、その他私事のため任地を離れようとするときはその事由期間及び行先を記載し(転地療養の場合は医師の診断書を添えて)上司の許可を受けなければならない。期限を超えて帰庁することができないときは、更に延期願を出さなければならない。
(時間外勤務)
第42条 事務の多忙又は緊急を要する事務のため時間外又は休日に勤務する必要があるときは、事務局長は超過勤務命令簿(様式第14号)に必要な事項を記載して職員にこれを命令しなければならない。
2 職員は時間外勤務を終えて退庁するときは退庁時刻を記入して役所の当直員の(以下「当直員」という。)証明を受けなければならない。
(退庁の場合の注意)
第43条 職員は退庁の際はその所管文書及び物品を必ず所定の場所に整理し、不在中の処理に支障がないようにしておかなければならない。
(不在中の担任事務)
第44条 職員は出張、休暇、欠勤等のため不在となる場合は、その現に処理中の担任事務をあらかじめ上司に提示し、その処置につき指揮を受けなければならない。
2 不在者の担任事務は局長において、その代理者を定めこれを処理させなければならない。
(火気の取締)
第45条 職員は退庁後又は休日に出勤したときは、その登庁及び退庁の旨を当直員に告げ退庁のときは火気の取締をして当直員に引き継がなければならない。
(出張)
第46条 職員は出張を命じられたときは出張命令簿(様式第15号)に命令受領の印を押して出発するものとする。
2 出張の命令を受けた後にその予定に変更又は異動を生じた場合は出発前若しくは帰任後にその事項を出張命令簿の異動簿に記入して上司の承認を受けなければならない。
(出張期間の変更)
第47条 職員は出張に用務の都合又は疾病等により予定の期限までに帰任又は用務を行うことができない場合は、電信電話などをもって速やかにその事由を述べて上司の承認又は指揮を受けなければならない。
2 職員は出張の用務が終了したときは予定の期限にかかわらず直ちに登庁して勤務しなければならない。
(復命)
第48条 職員は出張から帰任したときは、上司に随行の場合を除き7日以内に出張復命書(様式第16号)を提出しなければならない。ただし、軽易な事件については口頭をもって足りる。
2 職員は氏名の改称、本籍、転籍その他身分上の異動があった場合は、直ちにその旨を届出なければならない。
(事務の引継)
第50条 職員は休職又は退職したときは、速やかにその担任の事務を後任者若しくは上司の指揮した者に引継がなければならない。
(重要書類)
第51条 重要書類は運搬しやすい書類に納めて、見やすい場所に位置を定めかつ書類箱には赤紙で「非常持出」の表示をしておかなければならない。
(非常災害)
第52条 庁舎及びその附近に火災その他非常事変が発生したときは、職員は直ちに登庁しなければならない。
2 前項により登庁した職員は、直ちに非常持出その他の重要書類を保護し場合によっては上司の指揮により避難させなければならない。
第8章 補則
第53条 この規程に定めるものを除くほかこの規程の実施に関し必要な事項は、議長が定めるものとする。
附則
1 この規程は、公布の日から施行する。
2 与那国町議会事務局処理規程(1963年与那国町規則第1号)は、この規程施行の日から廃止する。
附則(昭和47年5月15日)
この規程は、昭和47年5月15日から施行する。
別表第1(第4条関係)
事務局の処理上必要な事項
事務局長 | 係 |
(ア) 公印の保管に関すること。 (イ) 議会費の予算要求並びに物品消耗品等の受理連絡等に関すること。 (ウ) 儀式、交際に関すること。 (エ) 慶弔に関すること。 (オ) 議長会に関すること。 (カ) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。 (キ) 職員の服務及び規律厚生に関すること。 (ク) 議事日程及び諸般の報告に関すること。 (ケ) 議会の本会議の議事に関すること。 (コ) 議会における選挙に関すること。 (サ) 議会の管理取締に関すること。 (シ) 公聴会に関すること。 (ス) 条例、規則の制定改廃に関すること。 (セ) 議会関係規程の制定改廃に関すること。 (ソ) 請願、陳情、建議及び意見書等に関すること。 (タ) 各議案審議に必要な資料のしゅう集に関すること。 (チ) 各種行政に関する世論情報のしゅう集整理に関すること。 | (ア) 議員名簿の作成(履歴簿、役員簿、勤務年数調を含む。)に関すること。 (イ) 文書物件の収受発送、保管に関すること。 (ウ) 議員の出欠(出席簿の作成保管、欠席届の受理)に関すること。 (エ) 議員の報酬費用弁償に関すること。 (オ) 議会の公報資料に関すること。 (カ) 図書室の整備管理に関すること。 (キ) 議案、請願、陳情の収受配布送付に関すること。 (ク) 会議次第記録に関すること。 (ケ) 会議録、決議録の調製保管に関すること。 (コ) 議会の傍聴人に関すること。 (サ) 事業事務の調査、検査に関すること。 (シ) 統計資料の作成に関すること。 (ス) 各種法規の調査、研究に関すること。 |
別表第2(第27条関係)
部類 | 保存種別 |
第一種議事 | 第一種(永久保存) 1 会議録 1 提出議案 1 決議書 1 議長会に関する書類 1 議会に関する重要書類先例集 第二種(10年保存) 1 会員協議会記録 第三種(4年保存) 1 議会において行う各種選挙の投票 1 議会に関する書類 |
第二種庶務 | 第一種(永久保存) 1 職員その他人事に関する重要書類 1 庶務に関する重要書類 第三種(4年保存) 1 議員報酬、費用弁償各種領収書 第四種(2年保存) 1 予算に関する書類 1 庶務に関する書類 |
第三種簿冊 | 第一種(永久保存) 1 議会議員名簿 第三種(4年保存) 1 議員出勤簿 1 議員報酬費用弁償請求整理簿 1 出張命令簿 1 備品台帳 第四種(2年保存) 1 予算差引簿 第五種(1年保存) 1 職員超過勤務命令簿及び整理簿 1 文書整理簿 1 職員賜暇及び遅参早退簿 1 会議室使用簿 1 送達簿 |
備考 前記以上の文書は適当と認める保存種別に組入れるものとする。 | |
別添
収受印 | 契印 |
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